ЭДО для обслуживающих бухгалтерий

Содержание:

• Постоянный доступ к документам
• Представление документов в рамках налоговой проверки
• Удалённое обслуживание
• Интеграция с 1С
• Оптимизация задач
• Подключение вас и ваших контрагентов

Ведение бухгалтерского и налогового учета одновременно для нескольких организациях, как правило, осуществляется удалённо бухгалтерской службой. Электронный документооборот дает возможность бухгалтерским службам оперативно собрать первичный пакет документации для своевременной сдачи своим клиентам в кратчайшие сроки.

Электронный сервис служит многофункциональным инструментом, позволяющим организациям с легкостью обмениваться закрывающими документами с контрагентами онлайн. Сервис электронного документооборота Диадок помогает вести документооборот в актуальных форматах, утверждённых ФНС.

Для предприятий, осуществляющих торговлю маркированной продукцией, Диадок упрощает процессы передачи информации в государственную информационную систему маркировки. В системе ЭДО переход кодов маркировки продукции от одних владельцев к другим фиксируется в автоматическом режиме. При приеме или передаче товаров пользователям Диадока достаточно обменяться электронными УПД, содержащими коды маркировки. Когда универсальный передаточный документ подписан, оператор ЭДО отправит их в информационную систему маркировки.

Стоимость тарифного пакета рассчитывается в зависимости от количества исходящих документов в год. Все входящие документы принимаются бесплатно.

Все виды тарифных планов предусматривают автоматическое обновление форматов в случае изменений требований законодательства и содержат встроенную предварительную проверку форматов. Абоненты при этом получают удобную возможность организовать электронный документооборот без дублирования документов в бумажном формате.

Это дает бухгалтерским службам немало преимуществ:

• Единый архив позволяет собрать все бухгалтерские документы в одном месте.
• Все сведения четко структурированы – поиски необходимых документов проводятся оперативно.
• Ускоренная подготовка, предоставление пакета документации для аудиторской, налоговой проверки.
• Снижение рисков несвоевременной обработки запросов проверяющих органов.
• Контроль своевременного предоставления контрагентами входящей первичной документации и правильности ее заполнения.
• Возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей.

Постоянный доступ к документам

Диадок обеспечивает быстрый поиск и удобный доступ к необходимой информации с любого рабочего места, подключенного к интернету.

В сервисе может работать неограниченное количество сотрудников, каждому доступны свои роли и функции. Директор и менеджеры выставляют счёт и заводят первичку, а обслуживающая бухгалтерия выполняет свою часть работы.

При работе с Диадоком разграничения в доступе не станут проблемой и бухгалтеры смогут легко работать каждый со своими данными, используя при этом полную функциональность сервиса.

Например, можно настроить права доступа так, чтобы одни сотрудники могли подписывать КЭПтолько счета-фактуры, ТОРГ-12. Вторые - только договорные документы, третьи - входящие акты и т. д. Для этого достаточно приобрести Коннектор, настроить «подразделения» и доступ сотрудников к разным группам документов. Коннектор позволит перемещать документы между подразделениями, даст возможность их согласовывать и подписывать.

Представление документов в рамках налоговой проверки

В соответствии с порядками, утвержденными приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации (N ММВ-7-2/168@ от 17.02.2011 года), государственные органы направляют налогоплательщикам требование о предоставлении документов в электронном виде. Если налогоплательщики на протяжении 24 часов не выполняют условия требований, налоговые службы дублируют их в бумажном формате, высылая по почте. После того как бухгалтер получает требование в электронном варианте, он должен сформировать и отправить в ответ квитанции о приеме. Она служит уведомлением о том, что требование дошло.

Затем необходимо подготовить документы. От того, в каком виде они будут составлены изначально зависит дальнейшая последовательность действий бухгалтера:

• оригиналы бумажных документов сканируются и сохраняются в форматах jpg или tif;
• электронные документы в утвержденных ФНС xml-форматах — выгрузить из системы оператора электронного документооборота (или из учетной системы);
• электронные документы в произвольных форматах можно перевести в форматы tif или jpg имеющимися программными средствами.

Далее проводится загрузка подготовленных документов в Диадок. Сведения из xml-файлов будут распознаны автоматически. Для отсканированных документов возможно потребуется вручную заполнить поля метаинформации.

Вы увидите кнопку «Перейти к отправке», после нажатия пакет документов будет автоматически заверен сертификатом электронной подписи и направлен в налоговую службу. Если пакет был составлен без ошибок, то он успешно пройдет проверку и будет принят инспектором. В случае обнаружения неточностей пользователю в системе Диадок придет уведомление об отказе с перечислением документов, которые нужно будет исправить, повторно загрузить в сервис и снова направить в налоговую.

Удалённое обслуживание

Диадок позволяет обслуживающим бухгалтериям общаться с контрагентами удаленно и экономить время на встречах и звонках. Все общение и документооборот происходит в личном кабинете Диадока, а значит, бухгалтеру не нужно лично передавать клиенту документы или сообщать по телефону статусы отчетов.

Технология удалённого доступа может помочь и значительно повысить эффективность работы всего предприятия, поскольку это обеспечивает доступ всех сотрудников, находящихся вне офиса, к сетевым ресурсам с целью выполнения их служебных обязанностей.

Для организации удалённого учета необходимо с самого начала определить эффективную схему движения документов между исполнителем и офисом заказчика.

Путей передачи документов бухгалтерам существует несколько:

• посещение офиса по установленному графику;
• вызов курьера для передачи бумаг;
• пересылка скан-копий бухгалтеру на электронную почту;
• обмен юридически значимыми документами в электронном виде.

Для ведения удаленной бухгалтерии ИП или малого предприятия с небольшим количеством первичных документов подходит первый путь. Вызов курьера необходим в тех случаях, когда документы нужно передать в самые короткие сроки без опозданий. Ко всем остальным штатным случаям передачи документов применим путь сканирования первичных документов, пересылка по электронной почте в бухгалтерию. Такой способ практикуется большинством предприятий, организаций, которые имеют удаленную бухгалтерию.

Правда, при сканировании копии не имеют юридической значимости и при работе с ними появляется риск дублирования документов. Поэтому можно перейти на следующий уровень — и начать работать с электронными юридически значимыми документами в сервисе Диадок. Это позволит оперативно отправлять и получать документы от поставщиков и покупателей, распознавать сканы накладных, автоматически загружать банковские выписки.

Сервис Диадок защищён от несанкционированного вмешательства, а доступ для сотрудников организован при помощи логинов и паролей или электронной подписи. Осуществляется постоянный контроль защиты системы. Проводятся внутренние и внешние аудиты информационной безопасности. Такая система позволяет организовать большое количество удаленных рабочих мест.

Интеграция с 1С

Импортируйте данные из 1С в пару кликов. С помощью модуля загружайте в Диадок из 1С данные по произведённым хозяйственным операциям, справочники контрагентов.

Работая удаленно, бухгалтер узнаёт о поступивших запросах о представлении пояснений в программе 1С. С представителями контролирующих органов всегда общается аутсорсер, для этого в отчетах указаны именно его номера телефонов. Таким образом, клиент избавлен от объяснений с контролирующими структурами.

Оптимизация задач

Диадок автоматизирует и упрощает работу обслуживающей бухгалтерии.

Бесплатное и бессрочное хранение документов на защищенных серверах означает, что бухгалтеру больше не придется искать первичку в электронной почте среди множества одинаковых писем.

Поскольку бухгалтеру больше не нужно регулярно распечатывать большое количество документов для каждой организации, то для обслуживающей бухгалтерии сокращается еще несколько статей расходов на оргтехнику, бумагу и курьерскую службу.

Подключение вас и ваших контрагентов

Для перехода обслуживающих бухгалтерий на электронный формат специалисты нашей компании «Расчётный центр «Практик» проведут комплекс мероприятий по подключению вашего юридического лица, ваших поставщиков и покупателей к сервису Диадок.

Если ваши клиенты и контрагенты уже подключены к другому оператору ЭДО, мы поможем настроить роуминг Диадока с вашим оператором.

Чем больше база ваших клиентов, тем выгоднее условия. Увеличение документооборота предполагает выбор большого тарифного пакета, в котором дешевле стоимость 1 документа. Если нужно отправлять небольшое количество документов, то выбирайте минимальный тариф.

Электронный документооборот экономит время и деньги владельца бизнеса, а для бухгалтера-аутсорсера важно, что эта система позволяет работать с документами 24 часа в сутки и без привязки к офису.

В любом городе на территории РФ можно организовать рабочее место удалённого бухгалтера и настроить доступ к системе электронного документооборота Диадок, отправив заявку через форму обратной связи, или связаться с нашим экспертом по номеру телефона компании: +7 (495) 320-09-20.

Ведите неограниченное количество организаций, автоматизируйте работу и упростите общение с контрагентами!